કમિટી અને ઓફિસ
કમિટી માટે બિલિંગ, ડબલ-એન્ટ્રી હિસાબો, નોટિસ, હેલ્પડેસ્ક, સુવિધાઓ, પાર્કિંગ, મીટિંગ અને ભૂમિકાઓ, વેબ કન્સોલ અને એપમાં.
સોસાયટીના હિસાબો
સોસાયટી એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર: ઑડિટર વાંચી શકે એવા ડબલ-એન્ટ્રી હિસાબો
બિલ અને રસીદ જાતે નોંધાય છે, ખર્ચ સાથે વેન્ડરનું બિલ જોડાય છે, અને AGM અને ઑડિટર માટે પત્રકો તૈયાર મળે છે, Tally માં ઇમ્પોર્ટ થાય એવી ફાઇલ સાથે.
ઘણી સોસાયટીઓ હિસાબ નોટબુક કે સ્પ્રેડશીટમાં રાખે છે, અને વર્ષના અંતે એકાઉન્ટન્ટ પાસે ફરીથી બનાવડાવે છે. Ekvasa આખું વર્ષ યોગ્ય ડબલ-એન્ટ્રી હિસાબો રાખે છે, ખજાનચીને ઉધાર-જમા જાણવાની જરૂર વગર. ઓફિસ ફક્ત શું થયું તે નોંધે છે, જેમ કે બેંકમાંથી પ્લમ્બરને ચુકવણી, અને Ekvasa એન્ટ્રી બનાવે છે. બિલિંગ અને હિસાબો એક જ સિસ્ટમ છે, એટલે હંમેશાં મેળ ખાય છે. વિગતો કમિટી અને ઓફિસ પર છે.
જાતે ચાલતા ડબલ-એન્ટ્રી હિસાબો
દરેક સોસાયટી ખાતાંના પ્રમાણભૂત ચાર્ટથી શરૂ કરે છે: બેંક અને રોકડ, સભ્યોની બાકી રકમ, ડિપોઝિટ અને FD, સિંકિંગ અને રિપેર ફંડ, મેન્ટેનન્સ અને બીજી આવક, અને સિક્યુરિટી, હાઉસકીપિંગ, વીજળી, પાણી, લિફ્ટ અને પગાર જેવા સામાન્ય ખર્ચ હેડ. ખાતાં ઉમેરી, નામ બદલી અને આર્કાઇવ કરી શકાય છે. દરેક બેંક અને રોકડ ખાતું તેની શરૂઆતની બાકી સાથે શરૂ થાય છે.
મેન્ટેનન્સ બિલ, રસીદ, ક્રેડિટ નોટ અને ડેબિટ નોટ જાતે નોંધાય છે. લેજર કોઈ પણ સમયગાળા માટે ચાલુ બાકી બતાવે છે, અને ટ્રાયલ બેલેન્સ કોઈ પણ તારીખે કાઢી શકાય છે.
ખર્ચ અને વેન્ડર, બિલ જોડીને
વેન્ડરની વિગતો તેમના ફોન નંબર, GSTIN, PAN, સામાન્ય ખર્ચ હેડ અને બેંક વિગતો સાથે રહે છે. ખર્ચ તેની તારીખ, હેડ, રકમ, વેન્ડર, વેન્ડરના બિલ નંબર અને બિલના ફોટા કે PDF સાથે નોંધાય છે: બેંક કે રોકડ ખાતામાંથી તરત ચૂકવેલો, કે વેન્ડરને બાકી રાખીને પછી ચૂકવવાનો. ઓફિસ ખર્ચ વેબ કન્સોલની જેમ એપમાં પણ નોંધી શકે છે.
મંજૂરી, ટ્રાન્સફર અને જર્નલ
સોસાયટી પોતાનો મંજૂરીનો નિયમ પસંદ કરે છે: કોઈ નહીં, દરેક ખર્ચ, કે તે નક્કી કરે તે રકમથી વધુના ખર્ચ. મંજૂર કરનારને જાણ થાય છે, અને ખર્ચ નોંધનાર વ્યક્તિ તેને ક્યારેય મંજૂર કરી શકતી નથી. ખોટી એન્ટ્રી કારણ સાથે રદ થાય છે, ક્યારેય ડિલીટ થતી નથી.
બેંકમાં જમા કરેલી રોકડ, બનાવેલી FD, મળેલું વ્યાજ કે બિલ ન થયેલું હૉલનું ભાડું ટ્રાન્સફર કે બીજી આવક તરીકે નોંધાય છે, અને બાકીનું બધું સંતુલિત જર્નલ વાઉચર તરીકે.
AGM અને ઑડિટર માટે પત્રકો
કોઈ પણ સમયગાળા માટે Ekvasa આવક-ખર્ચ ખાતું, આવક-જાવક ખાતું અને સરવૈયું આપે છે. સરવૈયામાં ઘરોએ ચૂકવવાની રકમ બાકી લેણાં તરીકે અને અગાઉથી ચૂકવેલી રકમ સભ્યો પાસેથી એડવાન્સ તરીકે દેખાય છે. પત્રકો દરેક વાઉચરની ડે બુક સાથે Excel માં જાય છે, કે ઑડિટરની લીટી સાથે A4 પર છપાય છે.
Tally માં ઇમ્પોર્ટ થાય એવી ફાઇલ
તમારા ઑડિટર Tally માં કામ કરતા હોય, તો Ekvasa એવી XML ફાઇલ બનાવે છે જે Tally માં Gateway of Tally, Import, Masters and Vouchers થી ઇમ્પોર્ટ થાય છે. દરેક ખાતું Tally ના સામાન્ય ગ્રુપમાં, સમયગાળાની શરૂઆતની બાકી સાથે આવે છે, અને પછી તે સમયગાળાનું દરેક વાઉચર રસીદ, ચુકવણી, કોન્ટ્રા કે જર્નલ તરીકે.
સોસાયટી ઇચ્છે તો રહેવાસીઓ માટે ખુલ્લા હિસાબો
કમિટી ચાલુ કરે ત્યારે રહેવાસીઓ નાણાકીય વર્ષની આવક અને ખર્ચ હેડ પ્રમાણે, મહિને મહિને, વધારા કે ઘટ સાથે જુએ છે. તેઓ ક્યારેય વેન્ડર, બીજું ઘર કે એક પણ બિલ જોતા નથી. જૂના હિસાબો એક Excel વર્કબુકમાંથી લાવી શકાય છે, કંઈ પણ સેવ થાય તે પહેલાં પ્રીવ્યૂ સાથે.
સામાન્ય પ્રશ્નો
શું ખજાનચીને એકાઉન્ટિંગ આવડવું જોઈએ?
ના. ઓફિસ ફક્ત શું થયું તે નોંધે છે, ચૂકવેલો ખર્ચ કે બેંકમાં જમા કરેલી રોકડ, અને Ekvasa ડબલ એન્ટ્રી લખે છે. એકાઉન્ટન્ટ કે ઑડિટર તો પણ દરેક લેજર અને વાઉચર વાંચી શકે છે.
શું અમારા ઑડિટર Tally વાપરી શકે?
હા. Ekvasa એવી ફાઇલ એક્સપોર્ટ કરે છે જે Tally ઇમ્પોર્ટ કરે છે, Tally ના સામાન્ય ગ્રુપમાં ખાતાં અને તે સમયગાળાનાં બધાં વાઉચર સાથે.
શું બિલિંગ અને હિસાબો અલગ રાખવા પડે?
ના. દરેક મેન્ટેનન્સ બિલ, રસીદ અને નોટ હિસાબોમાં જાતે નોંધાય છે, એટલે બિલિંગમાં અને હિસાબોમાં બાકી રકમ હંમેશાં સરખી રહે છે.
તમારી સોસાયટીમાં Ekvasa લાવો.
તમારી સોસાયટી વિશે જણાવો. અમે ફોન કરીએ છીએ, તમારી કમિટીને Ekvasa બતાવીએ છીએ અને તમારા પોતાના ડેટા સાથે તેને સેટઅપ કરીએ છીએ.