कमेटी और ऑफ़िस
कमेटी के लिए बिलिंग, डबल-एंट्री हिसाब, सूचनाएँ, हेल्पडेस्क, सुविधाएँ, पार्किंग, मीटिंग और भूमिकाएँ, वेब कंसोल और ऐप में.
सोसाइटी का हिसाब
सोसाइटी अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर: ऐसा डबल-एंट्री हिसाब जो ऑडिटर पढ़ सके
बिल और रसीदें अपने आप दर्ज होती हैं, ख़र्च के साथ वेंडर का बिल जुड़ता है, और AGM और ऑडिटर के लिए विवरण तैयार मिलते हैं, Tally में इम्पोर्ट होने वाली फ़ाइल के साथ.
कई सोसाइटियाँ हिसाब नोटबुक या स्प्रेडशीट में रखती हैं, और साल के अंत में अकाउंटेंट से दोबारा बनवाती हैं. Ekvasa पूरे साल सही डबल-एंट्री हिसाब रखता है, बिना यह माँगे कि कोषाध्यक्ष डेबिट और क्रेडिट जाने. ऑफ़िस सिर्फ़ यह दर्ज करता है कि क्या हुआ, जैसे बैंक से प्लंबर को भुगतान, और Ekvasa एंट्री बना देता है. बिलिंग और हिसाब एक ही सिस्टम हैं, इसलिए हमेशा मेल खाते हैं. विवरण कमेटी और ऑफ़िस पर है.
अपने आप चलने वाला डबल-एंट्री हिसाब
हर सोसाइटी खातों के मानक चार्ट से शुरू करती है: बैंक और नकद, सदस्यों का बकाया, डिपॉज़िट और FD, सिंकिंग और रिपेयर फ़ंड, मेंटेनेंस और दूसरी आय, और सिक्योरिटी, हाउसकीपिंग, बिजली, पानी, लिफ़्ट और वेतन जैसे आम ख़र्च हेड. खाते जोड़े, नाम बदले और आर्काइव किए जा सकते हैं. हर बैंक और नकद खाता अपने शुरुआती बैलेंस के साथ शुरू होता है.
मेंटेनेंस बिल, रसीदें, क्रेडिट नोट और डेबिट नोट अपने आप दर्ज होते हैं. लेजर किसी भी अवधि के लिए चलता हुआ बैलेंस दिखाता है, और ट्रायल बैलेंस किसी भी तारीख़ पर निकाला जा सकता है.
ख़र्च और वेंडर, बिल के साथ
वेंडर उनके फ़ोन नंबर, GSTIN, PAN, आम ख़र्च हेड और बैंक विवरण के साथ रखे जाते हैं. ख़र्च उसकी तारीख़, हेड, रकम, वेंडर, वेंडर के बिल नंबर और बिल की फ़ोटो या PDF के साथ दर्ज होता है: बैंक या नकद खाते से तुरंत चुकाया हुआ, या वेंडर का बकाया रखकर बाद में चुकाने वाला. ऑफ़िस ख़र्च वेब कंसोल की तरह ऐप में भी दर्ज कर सकता है.
मंज़ूरी, ट्रांसफ़र और जर्नल
सोसाइटी अपना मंज़ूरी का नियम चुनती है: कोई नहीं, हर ख़र्च, या उसकी तय की हुई रकम से ज़्यादा के ख़र्च. मंज़ूर करने वालों को बताया जाता है, और ख़र्च दर्ज करने वाला व्यक्ति उसे कभी मंज़ूर नहीं कर सकता. ग़लत एंट्री वजह के साथ रद्द होती है, कभी डिलीट नहीं होती.
बैंक में जमा की गई नकदी, बनाई गई FD, मिला ब्याज या बिना बिल का हॉल का किराया ट्रांसफ़र या दूसरी आय के रूप में दर्ज होता है, और बाकी सब संतुलित जर्नल वाउचर के रूप में.
AGM और ऑडिटर के लिए विवरण
किसी भी अवधि के लिए Ekvasa आय और व्यय खाता, प्राप्ति और भुगतान खाता और बैलेंस शीट देता है. बैलेंस शीट में घरों का बकाया प्राप्य बकाया के रूप में और पहले से चुकाई रकम सदस्यों से एडवांस के रूप में दिखती है. विवरण हर वाउचर की डे बुक के साथ Excel में जाते हैं, या ऑडिटर की पंक्ति के साथ A4 पर छपते हैं.
Tally में इम्पोर्ट होने वाली फ़ाइल
अगर आपके ऑडिटर Tally में काम करते हैं, तो Ekvasa ऐसी XML फ़ाइल बनाता है जो Tally में Gateway of Tally, Import, Masters and Vouchers से इम्पोर्ट होती है. हर खाता Tally के आम ग्रुप में, अवधि के शुरुआती बैलेंस के साथ आता है, और फिर उस अवधि का हर वाउचर रसीद, भुगतान, कॉन्ट्रा या जर्नल के रूप में.
सोसाइटी चाहे तो निवासियों के लिए खुला हिसाब
कमेटी के चालू करने पर निवासी वित्तीय वर्ष की आय और ख़र्च हेड के हिसाब से, महीने-दर-महीने, बचत या घाटे के साथ देखते हैं. वे कभी कोई वेंडर, दूसरा घर या कोई एक बिल नहीं देखते. पुराना हिसाब एक Excel वर्कबुक से लाया जा सकता है, कुछ भी सेव होने से पहले प्रीव्यू के साथ.
आम सवाल
क्या कोषाध्यक्ष को अकाउंटिंग आनी चाहिए?
नहीं. ऑफ़िस सिर्फ़ यह दर्ज करता है कि क्या हुआ, चुकाया गया ख़र्च या बैंक में जमा नकदी, और Ekvasa डबल एंट्री लिखता है. अकाउंटेंट या ऑडिटर फिर भी हर लेजर और वाउचर पढ़ सकते हैं.
क्या हमारे ऑडिटर Tally इस्तेमाल कर सकते हैं?
हाँ. Ekvasa ऐसी फ़ाइल एक्सपोर्ट करता है जिसे Tally इम्पोर्ट करता है, Tally के आम ग्रुप में खातों और उस अवधि के सभी वाउचर के साथ.
क्या बिलिंग और हिसाब अलग रखने पड़ते हैं?
नहीं. हर मेंटेनेंस बिल, रसीद और नोट हिसाब में अपने आप दर्ज होता है, इसलिए बिलिंग में और हिसाब में बकाया हमेशा एक जैसा रहता है.
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